Mag. Ruth Fischer: „Zeit sparen, Zeit gewinnen!“

Sie sind zurzeit im Stress? Kein Wunder, denn die technischen Entwicklungen der Gegenwart schreiten viel schneller voran als die Anpassungsfähigkeit unseres Organismus. Weltgeschichtlich betrachtet haben wir erst vor wenigen Tagen den schützenden Urwald verlassen. Sich schon jetzt im digitalen Zeitalter zurechtzufinden, erscheint angesichts der stetig weniger werdenden Zeitressourcen schier unmöglich. Das Wissen der Menschheit, das sich vor wenigen Jahrzehnten noch alle zehn Jahre verdoppelte, verfünffacht sich heute in der Hälfte der Zeit. Wir sind für diese Informationsflut gar nicht gerüstet. Gut, dass ich ein Mag.-Ruth-Fischer-Anti-Stress-Programm für mehr Effizienz und Lebensfreude entwickelt habe.

Höchste Zeit auf die Bremse zu treten!

Ständige Überforderung strapaziert nicht nur unsere Nerven, sondern gefährdet auf Dauer auch unsere Gesundheit. Der Grund: Zentrale Hirnstrukturen wie der Sympathikus als Teil des vegetativen Nervensystems und die Hypophyse, eine Hormondrüse, werten Terminnot und Überforderung als Signale, Stresshormone auszuschütten. Permanenten Termindruck können wir ab diesem Zeitpunkt nur durch konsequente Planung verhindern.

Zeitfresser beseitigen

Um die zur Verfügung stehende Zeit besser planen zu können, ist es am besten verschiedene Strategien einzusetzen.

Zuerst gilt es, die Zeitfresser zu analysieren: Was hindert Sie zum Beispiel daran, konsequent bei einer Tätigkeit zu bleiben und diese abzuschließen, bevor Sie etwas Neues beginnen? Ist es der Versuch, alles auf einmal zu erledigen. Sind es Unterbrechungen wie Telefonate oder Besucher, die Ihnen Zeit rauben? Oder ist es schlicht die fehlende Selbstdisziplin, die Ihnen oftmals zum Verhängnis wird?

Ordnung ist die halbe Miete

Auch beim Suchen geht kostbare Zeit verloren. Ein schlechtes Ablagesystem, ein überfüllter Schreibtisch, „Zettelwirtschaft“ mit Notizen, Telefonnummern und Adressen – alles Zeichen persönlicher Desorganisation. Sie haben Schwierigkeiten, Prioritäten zu setzen? Ein Grund hierfür ist meistens eine unklare Zielsetzung.

Was auch immer die Ursachen Ihrer persönlichen Zeitfallen sind: Wichtig ist es, sie aufzuspüren und abzuschaffen. Denn: Wer seinen Arbeitstag acht Minuten vorbereitet und konsequent in Angriff nimmt, kann täglich eine Stunde Zeit gewinnen!

Ziele stecken

Das Zauberwort, um Struktur in die unzähligen Dinge zu bringen, die erledigt werden müssen, lautet Zielplanung. Wer erfolgreich sein will wendet diesen Trick an, um sich mit seinem Unterbewusstsein zu verbünden. Das bewusste Stecken von Zielen und das schriftliche Definieren dieser, mobilisiert das eigene Unterbewusstsein bei Bedarf motivierend einzugreifen.

Sinnvoll ist es, Hauptziele in Teilziele aufzusplitten, wobei das Hauptziel ein langfristig zu erreichendes Resultat ist und die Teilziele kurz- und mittelfristigen Etappen entsprechen.

Kennen Sie schon das Pareto-Prinzip?

Das sogenannte Pareto-Prinzip, auch die 80:20-Regel genannt, wurde erstmals im 18. Jahrhundert benannt. Der Italiener Pareto hatte herausgefunden, dass 80 Prozent aller Güter nur 20 Prozent der Bevölkerung gehören. In modernen Unternehmen machen demnach 20 Prozent der Kunden schon 80 Prozent des Gesamtumsatzes aus. Bei näherer Betrachtung fällt außerdem auf, dass 20 Prozent der Schreibtischarbeit 80 Prozent des Arbeitserfolges bringen. Und auch für sich selbst gilt es, das 20:80 Verhältnis zu analysieren: Welchem inneren Antrieb enstammen jene 20 Prozent, die 80 Prozent Ihres persönlichen Erfolges ausmachen? Nach diesem Prinzip können Sie Ihre Prioritäten setzen. Wie Sie es auch anstellen – Das Geheimnis liegt darin, mit nur 20 Prozent Energie 80 Prozent effektive Ergebnisse zu erzielen.

Geheimtipp nach Mag. Ruth Fischer – Aufgaben nach dem ABC erledigen

Eine weitere Möglichkeit, Aufgaben zu strukturieren, besteht in der sogenannten ABC-Analyse. Nach dieser Formel schreiben Strukturierte einfach alle Aufgaben nieder und ordnen sie nach Wichtigkeit:

• A-Aufgaben werden erstrangig erledigt, weil sie sehr wichtig, eilig und nicht delegierbar sind.

• B-Aufgaben werden normal behandelt, sie sind ebenfalls wichtig, aber nicht brandeilig.

• C-Aufgaben (Kleinkram und Routinearbeiten) werden dann erledigt, wenn Zeit dafür vorhanden ist. Sie sind weder besonders wichtig, noch sonderlich eilig.

Die ABC-Analyse ist immer dann hilfreich, wenn man dazu neigt, unwichtige Aufgaben zuerst zu erledigen, um dann bei A-Aufgaben in Stress zu geraten.

Häufig ist allerdings auch eine zu dichte Terminplanung der Grund für chronische Überforderung. Nur 40 bis 60 Prozent der Zeit sollte überhaupt verplant werden. Ähnliches werden Sie selbst dann vorfinden, wenn Sie im Mag.-Ruth-Fischer-Terminkalender blättern, ob Sie es glauben, oder nicht!

Wichtiger ist es, Pufferzeiten für Unvorhergesehenes einzuplanen!

10 goldene Regeln für ein effizientes Zeitmanagement

1. Alles schriftlich planen
2. Ziele definieren und in Teilziele splitten
3. Morgens den Tag in Gedanken voraus erleben, so wie er optimal laufen würde
4. Pufferzeiten einplanen
5. Prioritäten setzen
6. Das Unerledigte kontrollieren und terminieren
7. Alle 90 Minuten ein paar Minuten Pause machen, tief durchatmen, an ein schönes Erlebnis denken
8. Meine Mitarbeiter fragen immer gleich: „Bis wann soll das fertig sein?“, so können sie besser planen
9. Konsequent bleiben
10. Zeitplansysteme einsetzen

Ihre Mag. Ruth Fischer

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